همه‌ چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری به زبان انگلیسی

چند روزی است برای نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی در پی منبع معتبر و رسمی هستید. خاطرتان آسوده گروه آموزش زبان تخصصی رادمان برای لحظاتی هر چند کوتاه در کنار شما زبان آموزان می‌باشد تا هر اطلاعاتی که در مورد نگارش نامه اداری می‌خواهید برایتان ارائه دهد.

پس، تا انتها با مقاله پیشرو همراه ما باشید تا به شما اصول نوشتن نامه ادارای را مرحله به مرحله شرح دهیم.

مراحل نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی

همانطور که در مقدمه بیان کردیم، در این قسمت قرار است همه چیز درباره نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی را برایتان بیان کنیم.

مرحله اول

در مرحله اول شما می‌بایست بدانید گیرنده نامه شما چه کسی است. وقتی گیرنده نامه مشخص شد. در این حالت جنسیت دریافت کننده نامه اداری به زبان انگلیسی هم برایتان مشخص می‌شود. با مشخص شدن مخاطب نامه اداری، می‌خواهیم بگوییم اگر گیرنده نامه آقا می‌باشد در ابتدای ذکر نام و نام خانوادگی وی با Mr شروع کنید. در صورتی که دریافت کننده نامه خانم است از Mrs استفاده کنید. البته می‌توانید از Ms هم استفاده کنید.

به طور مثال بعد نوشتن نام نام خانوادگی مخاطب:

Dear Mr. Morghan

نکته بعدی آن که، چنانچه هنگام نوشتن نام و نام خانوادگی دریافت کننده نامه اداری، برای شما دوست محسوب می‌شود، می‌توانید از نام کوچک وی برای خطاب قرار دادن نامه استفاده کنید.

مرحله دوم

پس از نوشتن اسم و فامیل فردی که قرار است نامه برای خطاب به وی نگارش شود. نوبت به سلام و اصطلاحات جمله اول نامه می‌رسد. توجه داشته باشید که جملات بلند نباشد. تا حد امکان سعی شود سلام و احوال پرسی کوتاه و مختصر باشد.

I appreciate your patience in waiting for a response.

مرحله سوم

در گام سوم برای اینکه به شما بگوییم قرار است پس از طی کردن مرحله اول و دوم، به چه مواردی در نگارش نامه اداری به انگلیسی توجه کنید. نوبت به این مسئله می‌رسد که قصد و هدف شما از نوشتن این نامه اداری چه بوده است.  بهتر است هدف و مقصود خود را به زبان انگلیسی بیان کنید.

مرحله چهارم

در این مرحله، جملات پاراگراف دوم و سوم نامه به زبان انگلیسی این بخش را در بر می‌گیرد. درست است که الان می‌خواهیم چگونگی نوشتن محتوی پاراگراف دوم و سوم را برای شما شرح دهیم. ولی این نکته را به یاد داشته باشید که هر چقدر نامه اداری کوتاه و مختصر باشد. به کمک این متن کوتاه نامه بهتر می‌توان منظور را به مخاطب رساند. پس در صورتی که پیام شما در همان پاراگراف اول به اتمام می‌رسد، نیاز نیست بحث را طولانی کنید.

از طرف دیگر، اگر قرار است یک خبر بد را به مخاطب نامه اداری انتقال دهید. بهتر است متن این خبری که خوشایند نیست در پاراگرافی به غیر از پاراگراف اول نوشته شود.

I am sorry to inform you that …..

We regret to inform you…

مرحله پنجم

در مرحله پنجم از نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی، زمانی که درخواست خود را مطرح کردید، می‌توانید در دنباله متن نامه شماره تلفن را هم قید نمایید. استفاده از اصطلاحاتی مانند جمله زیر یا جملات دیگر می‌تواند به کار گرفته شود.

I appreciate any feedback you may have.

در نهایت برای اینکه با یک جمله و عبارت کوتاه متن پیام خود را به پایان برسانید. از جملات کوتاهی که در زیر بدان اشاره می‌کنیم، می‌توانید بهره بگیرید.

Sincerely yours

Best of luck

All the best

در این لحظه مقاله تحت عنوان نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی به پایان رسید. گروه آموزش زبان تخصصی رادمان امیدوار است توانسته باشد اطلاعات مورد نیاز برای نوشتن نامه اداری در اختیارتان گذاشته باشد.