نامه‌های رسمی آن دسته از نامه‌هایی هستند که باهدف انجام امور اداری، بازرگانی و طرف‌های تجاری نوشته می‌شوند، و می‌توانند براساس موضوعاتی شبیه به انجام معاملات، معرفی شرکت، دعوت به همکاری و معرفی محصول نگاشته شوند.
در مقابل نامه‌های غیررسمی به آن دسته از نامه‌هایی اطلاق می‌شود که خارج از روابط اداری و رسمی نوشته می‌شوند وبیشتر به‌هدف انجام مکاتبات دوستانه و خانوادگی به‌کار میروند. پیشنهاد می‌شود اگر تصمیم دارید نامه‌ای به زبان انگلیسی بنویسید ایتدا آن را به زبان فارسی تهیه کنید و سپس آن را به زبان انگلیسی ترجمه کنید.
اجزای یک نامه‌ی رسمی به زبان انگلیسی:
نمونه‌ای از نامه‌های رسمی، نامه‌ی اداری است که هر کدام بسته به نوع تجارت، انواع و هدف‌های متفاوتی دارند. یک نامه‌ی اداری در ایمیل شما باید دارای اجزای زیر باشد:
- موضوع ((subject line:
هرنامه‌ی اداری با هر هدفی که نوشته شده باشد باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش در نامه را موضوع‌نامه می‌نامند. فرضاٌ پیام تبریک یا تبلیغ محصول.
- اطلاعات تماس (contact information):
در یک نامه‌ی اداری حتماٌ اطلاعات تماس شامل نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود.
- سلام و احوال‌پرسی (greeting):
درابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان heading است، مانند: mr-miss-mrs-ms-dear-dr که باتوجه به جنسیت، مقام و موقعیت شغلی وشرایط دیگر با القاب و کلمات مناسب مخاطب قراردهید و چنان‌چه نام فرد مقابل را نمی‌دانید پس از ادای احترام نام شرکت، اداره یا مؤسسه را مخاطب قرارد هید.
- مقدمهی کوتاه (a brief introduction):
داشتن یک مقدمهی کوتاه نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظرمخاطب را به خود جلب کند. یک شروع خوب می‌تواند مقدمهی خوبی باشد، برای این که متن اصلی را شروع کنید باشد. مانند: hope you will have a good day استفاده کنید.
- هدف‌اصلی از نوشتن نامه (the main purpose of the letter):
این بخش متن اصلی نامه و هدف‌شما از نامه را نشان می‌دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد، چون خواننده‌ی نامه را قطعاٌ خسته می‌کند. پس خیلی دقیق و خلاصه موضوع اصلی نامه را بیان کنید این در واقع the body of letter است.
- پایان نامه (closing):
همیشه درپایان‌نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته می‌شود. بعضی عبارات پایانی رسمی و برخی‌دیگر غیررسمی هستند. بسته به‌نوع نامه عبارات رسمی و غیررسمی در پایان‌نامه استفاده می‌شوند. برای مثال عباراتی مانند: regards-sincerely جزء پایان‌نامه‌های رسمی و عباراتی مثل best جزء پایان‌نامه‌های غیر رسمی هستند.
باید توجه داشت که حرف اول این عبارات با حرف بزرگ نوشته شده‌باشد. نامه‌های اداری و رسمی باید واضح و روشن باشد زیرا وجود هرگونه اشتباهی دراستفاده از واژگان سبب می‌شود تا ایده‌ی غلطی را به مخاطب انتقال دهند و از هرگونه سوءتفاهمی اجتناب می‌شود.
- امضاء (signature):
در پایان‌نامه معمولاٌ امضاء ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده‌ی نامه است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود در پایان‌نامه کافی است.
اجزاء یک نامه‌ی غیر رسمی
حتماٌ به یاد داشته باشید که نام و نشانی دقیق خود را درنامه قید نمایید، که اگر مخاطب قصد داشته باشد که پاسخی برای شما بنویسد به راحتی بتواند نام و نشانی شمارا پیدا کند. بسته به سلیقه شما و میزان صمیمیت شما با گیرنده‌ی نامه میتوانید از القاب مختلفی استفاده نمایید حتماٌ بعد از نام‌شخص از ویرگول استفاده نمایید. متن و بدنه‌ی اصلی نامه محتوای صمیمانه و دوستانه داشته پس‌از اصطلاحات گرامری درحد تعادل استفاده نمایید. در پایان‌نامه میتوانید از جملاتی مانند: I hope to hear from you soon –
و امثال‌این استفاده‌نمایید.